Kā vadīt efektīvu konferenci

Zinātniskajā un biznesa vidē konference ir viens no efektīvākajiem saziņas veidiem. Šāds notikums ļauj apkopot uzkrāto pieredzi interesējošās tēmās, iepazīties ar jaunumiem nozarē, nodibināt interesantas attiecības. Parasti konferencei ir liela mēroga konference, tāpēc tai nepieciešama rūpīga sagatavošanās.

Jums būs nepieciešams

• - telpas;

• - mikrofons;

• - video projektors;

• - kancelejas preces;

• - ūdens un uzkodas.

Lietošanas instrukcija

1

Izveidojiet konferences plānu. Tajā jāiekļauj mērķi un uzdevumi, ziņojumu grafiks, dalībnieku skaits, nepieciešamie materiāli tehniskie resursi, pasākuma tāme.

2

Izlemiet par konferences vietu un laiku. Izvēlieties plašu istabu, kurā var izmitināt lielu skaitu viesu. Iepriekš noskaidrojiet, vai šajā telpā ir iespējams savienot nepieciešamo aprīkojumu. Runājot par laiku, noteikti ņemiet vērā dalībnieku intereses un nodarbinātību. Piemēram, studentu konference, kas paredzēta piektdienas vakarā, var izraisīt ārkārtīgi negatīvu attieksmi, jo jaunieši šajā laikā ir pieraduši atpūsties vai doties mājās.

3

Uzziniet sīkāk konferences tēmu. Tas ir nepieciešams, lai noteiktu ziņojumu nozīmīgumu un zinātnisko nozīmīgumu. Lai konference būtu dinamiska un nebūtu garlaicīga, tajā apsveriet asus, maz pētītus un pretrunīgi vērtētus jautājumus. Uzaiciniet runātājus formulēt savu viedokli par izvēlētajiem jautājumiem.

4

Izveidojiet runātāju prezentāciju grafiku. 30–40% laika atvēliet pašiem ziņojumiem, bet pārējo veltiet diskusijām. Tā ir dzīva un interesanta diskusija, kas konferenci padara efektīvu. Izstrādājiet regulu tā, lai viena problēma loģiski pārvērstos nākamajā un kļūtu par diskusijas objektu.

5

Rūpējieties par materiāli tehnisko bāzi. Jums var būt nepieciešama interaktīvā tāfele, projektors ar ekrānu, dators, mikrofons, papīra tāfele ar noplēšamām loksnēm, kancelejas preces. Gatavojoties konferencei, iepriekš pārbaudiet skaņu, videoiekārtas darbību. Dalībniekiem uz galdiem izkārtojiet mapes ar pasākuma plānu un pārskatu galvenajiem kopsavilkumiem.

6

Paziņojiet konferences dalībniekiem un viesiem par gaidāmo notikumu. Runātājiem jāveic obligāta iepriekšējas reģistrācijas procedūra. Ja konference ir pietiekami liela, neaizmirstiet uzaicināt preses pārstāvjus un fotogrāfus.

Noderīgi padomi

Ja konference ilgst pietiekami ilgi, padomājiet par dzērieniem un ēdienu. Katram dalībniekam uz galda var likt ūdens pudeles. Pārtraukumā viesi var baudīt karstos dzērienus un bufetes veida uzkodas.